Excel lentelė gali daug. Ji gali suskaičiuoti kilometrus, sudėti kuro čekių sumas, pažymėti išlaidas ir…sugeneruoti failą pavadinimu „transportas_final_final_tikras.xlsx“. Bet ji pati nepasakys, kodėl vienas automobilis tą patį maršrutą nuvažiavo įveikė, bet odometras rodo 38 kilometrais daugiau, kodėl pirmadieniais prastovos staiga išauga, o degalų sąskaita atrodo taip, lyg įmonės mikroautobusas būtų ne tik aptarnavęs klientus Kaune, bet ir aplinkiniuose rajonuose.
Daug įmonių transportą vis dar valdo per skambučius, žinutes, vairuotojų paaiškinimus, kuro čekius ir lenteles. Tai veikia, kol transporto priemonių yra dvi ar trys. Bet kai jų tampa dešimt, dvidešimt ar penkiasdešimt, rankinis valdymas tampa nepatogus ir brangus. Tiesiog informacijos per daug, ji ateina per vėlai, o sprendimus reikia priimti dabar.
Autoparko valdymas prasideda nuo paprasto klausimo: ar įmonė žino, kas realiai vyksta su jos transportu?
Lietuvoje kelių transportas turi didelę reikšmę. Oficialiosios statistikos portalo duomenimis, 2022 m. vidaus krovinių vežime vyravo kelių transportas – jis sudarė 70,6 proc. viso vidaus vežimo. Tai reiškia, kad kelių transporto efektyvumas tiesiogiai veikia daugybę įmonių: nuo logistikos ir prekybos iki statybų, serviso, gamybos, žemės ūkio ar savivaldybių paslaugų.
Kiekvienas nereikalingas kilometras kainuoja. Kiekviena prastova kainuoja. Kiekvienas neaiškus sustojimas, neefektyvus maršrutas ar užvestu varikliu praleista pusvalandžio pertrauka virsta tiesiogine to žodžio prasme „sudegintais“ pinigais.
Dar vienas kontekstas – aplinka ir reputacija. Europos Komisijos 2024 m. klimato pažangos ataskaitoje nurodoma, kad 2023 m. Lietuvoje transporto sektorius sudarė didžiausią šiltnamio efektą sukeliančių dujų emisijų dalį – 51 proc., o transporto emisijos 2005–2023 m. padidėjo 46 proc. Todėl autoparko valdymas nebėra tik vidinė įmonės tvarka. Tai sąnaudų, veiklos efektyvumo ir atsakomybės klausimas.
Kodėl Excel pradeda nebeužtekti?
Excel nėra blogas įrankis. Problema prasideda tada, kai jis tampa autoparko valdymo sistema, kuro kontrolės centru, vairuotojų darbo žurnalu, ginčų sprendimo įrankiu ir vadovo ramybės šaltiniu vienu metu.
Dažniausios problemos labai žemiškos.
- Duomenys suvedami ranka.
- Vairuotojai informaciją pateikia skirtingai.
- Kuro čekiai vėluoja.
- Maršrutai vertinami iš atminties.
- Sustojimai ne visada paaiškinami.
- Vadovas mėnesio pabaigoje mato išlaidas, bet nemato priežasčių.
Kai transporto priemonių daugėja, lentelė nebeparodo realaus vaizdo. Ji parodo rezultatą, bet ne istoriją. O autoparko valdyme istorija labai svarbi: kur automobilis buvo, kiek laiko stovėjo, kokiu maršrutu važiavo, kada pradėjo darbą, kada baigė, kur nukrypo nuo plano.
„Įmonės dažnai galvoja, kad joms reikia daugiau kontrolės. Iš tikrųjų joms pirmiausia reikia aiškumo. GPS ataskaitos padeda pamatyti faktus: maršrutus, sustojimus, laiką, ridą ir pasikartojančias problemas. Kai yra faktai, daug lengviau priimti sprendimus.“
Ką iš tikrųjų parodo GPS ataskaitos?
GPS ataskaitos nėra vien atsakymas į klausimą „kur dabar yra automobilis“. Realaus laiko vieta naudinga, bet didžioji vertė dažnai atsiranda tada, kai įmonė pradeda analizuoti istoriją.
Maršrutų istorija parodo, kur transporto priemonė važiavo, kada pradėjo kelionę, kada sustojo, kokį atstumą įveikė ir kiek laiko užtruko. Tai ypač svarbu įmonėms, kurios dirba su klientų aptarnavimu, pristatymais, serviso iškvietimais, statybų objektais ar nuomojama technika.
Pavyzdžiui, klientas teigia, kad automobilis neatvyko laiku. Vairuotojas sako, kad sutartu laiku buvo vietoje. Vadybininkas bando ieškoti ar prisiminti, kas tą dieną derino grafiką. Be GPS duomenų prasideda ilgas pokalbis apie tai, kas ką sakė, bet be faktinių įrodymų. Su maršruto istorija matyti faktas: kada transportas atvyko, kiek laiko buvo vietoje ir kada išvažiavo.
Autoparke svarbu ne tik judėjimas. Kartais brangiausiai kainuoja stovėjimas.
GPS ataskaitos gali parodyti, kur transporto priemonė stovėjo, kiek laiko, ar sustojimai kartojasi, ar jie susiję su darbo užduotimis. Vienas trumpas sustojimas prie parduotuvės nieko nereiškia. Bet jeigu kelios transporto priemonės kasdien praleidžia daug laiko tose pačiose vietose, ypač, jei tai nesusiję su darbo užduotimis, tai jau verta dėmesio.
Prastovos gali reikšti blogai suplanuotus maršrutus, eiles prie sandėlio, per anksti atvykstančius vairuotojus, neefektyvų užduočių paskirstymą ar tiesiog įprotį palikti užvestą variklį. Kiekviena priežastis skirtinga, bet pirmas žingsnis tas pats – ją, visų pirma, reikia pamatyti.
Dalis įmonių vis dar remiasi tuo, ką vairuotojas arba darbuotojas pats nurodo ataskaitoje. Tai gali veikti mažoje komandoje, bet didesniame autoparke atsiranda netikslumų.
Čia labai svarbu aiškiai atskirti darbo transporto analizę nuo asmeninio sekimo. Įmonė turėtų turėti aiškias taisykles: kas sekama, kokiu tikslu, kada duomenys peržiūrimi, kiek laiko jie saugomi. GPS sistema turi padėti valdyti darbo procesą, o ne kurti įtarumo atmosferą.
Greitis, staigūs stabdymai, agresyvesnis vairavimas, dažni nukrypimai nuo įprastų maršrutų – visa tai gali turėti įtakos kuro sąnaudoms, transporto nusidėvėjimui, draudimo rizikai ir saugumui.
Vairavimo elgsenos duomenys gali tapti pagrindu mokymams, saugesnio vairavimo programoms, premijavimo sistemoms arba aiškesniems darbo standartams.
Jeigu vienas vairuotojas nuolat važiuoja ekonomiškiau, verta suprasti, ką jis daro kitaip. Jeigu kitas nuolat viršija greitį arba dažnai staigiai stabdo, verta kalbėti ne tik apie taisykles, bet ir apie riziką.
Kuras – viena jautriausių autoparko išlaidų eilučių. Kai degalų kainos svyruoja, o transporto poreikis nemažėja, vadovai netrunka pastebėti, kad sąskaitos auga. Bet vien kuro čekiai neatsako į pagrindinį klausimą: kodėl?
GPS ataskaitos padeda ieškoti priežasčių. Gal maršrutai planuojami neefektyviai. Gal daugėja tuščios ridos. Gal transportas ilgai stovi su įjungtu varikliu. Gal vairavimo stilius didina sąnaudas. Gal užduotys paskirstytos taip, kad automobiliai važiuoja per miestą pirmyn ir atgal, nors galėtų dirbti pagal zonas.
GPS ataskaitos pačios pinigų nesutaupo. Jos parodo vietas, kur pinigai netvariai išvažiuoja iš įmonės kiemo.
„Kuro sąnaudos dažnai atrodo kaip buhalterinis skaičius, bet už jo slypi kasdieniai įpročiai: maršrutai, prastovos, greitis, vairavimo stilius. Kai įmonė šiuos dalykus pamato ataskaitose, ji gali kalbėti ne apie įtarimus, o apie konkrečius veiksmus.“
Viena praktiškiausių GPS sistemų funkcijų yra geozonos. Tai virtualios teritorijos žemėlapyje: sandėlis, kliento aikštelė, statybų objektas, servisas, įmonės kiemas, degalinė, draudžiama zona.
Kai transporto priemonė įvažiuoja į geozoną arba iš jos išvažiuoja, sistema gali fiksuoti įvykį. Tai labai patogu tais atvejais, kai įmonei svarbu žinoti atvykimo ir išvykimo laiką.
- Statybų įmonė gali matyti, kada technika atvyko į objektą.
- Kurjerių įmonė gali tikrinti pristatymo laikus.
- Serviso komanda gali matyti, kiek laiko praleido pas klientą.
- Nuomos įmonė gali stebėti, ar technika nepalieka sutartos teritorijos.
- Logistikos įmonė gali gauti pranešimus apie atvykimą į sandėlį ar terminalą.
- Geozonos sumažina poreikį skambinti ir klausti: „Ar jau vietoje?“ Sistema pati užfiksuoja įvykį. Tai paprasta, bet didesniame autoparke tokie maži dalykai sutaupo daug administravimo laiko.
Ką turėtų turėti gera autoparko ataskaita?
Gera ataskaita neturi būti tik ilgas skaičių sąrašas. Ji turi padėti greitai suprasti, kas vyksta.
Praktiškai įmonei naudinga matyti:
- kelionės pradžią ir pabaigą;
- nuvažiuotus kilometrus;
- maršrutą žemėlapyje;
- sustojimus ir jų trukmę;
- prastovas;
- greičio viršijimus;
- geozonų įvykius;
- darbo laiką;
- transporto priemonės aktyvumą;
- kuro duomenis, jei jie prijungti;
- ataskaitų eksportą vadovui, buhalterijai ar klientui.
Svarbiausia, kad ataskaita turi atsakyti į kylančius klausimus, o ne sukurti dar daugiau darbo. Jei vadovas gauna 40 puslapių duomenų ir turi pats ieškoti problemos, sistema beveik nepadeda. Gera GPS ataskaita turi parodyti, kur verta žiūrėti pirmiausia.
Matyti vienoje vietoje autoparko duomenis leidžia GPSWOX tipo sistema: realiu laiku stebėti transporto priemones, peržiūrėti maršrutų istoriją, kurti geozonas, gauti pranešimus ir rengti ataskaitas. Įmonei tai reiškia, kad transporto valdymas nebepriklauso vien nuo skambučių, žinučių ir ranka pildomų lentelių.
Jeigu vadovas nori suprasti, kodėl padidėjo kuro sąnaudos, jis gali žiūrėti ne tik į galutinį skaičių, bet ir į maršrutus, prastovas, ridą. Jeigu vadybininkui reikia patikrinti, ar darbuotojas buvo pas klientą, jis gali remtis maršruto istorija. Jeigu transporto koordinatorius nori pamatyti, kuris automobilis arčiausiai naujo užsakymo, realaus laiko sekimas padeda priimti greitesnį sprendimą. Tai padeda kurti geresnį darbo organizavimą.
„GPSWOX naudotojams dažnai svarbiausia ne vien matyti automobilį žemėlapyje. Jiems reikia suprasti visą transporto istoriją: kur buvo, kiek stovėjo, kokiu maršrutu judėjo, kada atvyko į objektą. Kai visa tai yra vienoje sistemoje, mažėja rankinio darbo ir spėlionių“,- primena GPSWOX rinkodaros vadovė Agnė Boravskė.
GPS sistema gali labai padėti, bet tik tada, kai įmonė ją naudoja protingai. Yra kelios klaidos, kurios dažnai sumažina naudą.
Pirmoji klaida – nepaaiškinti darbuotojams, kam sistema naudojama. Jei vairuotojai girdi tik „nuo šiol jus seksime“, natūralu, kad kyla nepasitikėjimo atmosfera. Daug geriau aiškiai pabrėžti, kad sistema skirta darbo transportui valdyti, maršrutams gerinti, kuro sąnaudoms mažinti, klientų aptarnavimui tikslinti ir ginčams spręsti faktais.
Antroji klaida yra rinkti duomenis, bet jų neanalizuoti. Jeigu sistema įdiegta, bet niekas nežiūri ataskaitų, ji tampa brangiu žemėlapiu. Reikia iš anksto apsibrėžti, kokie rodikliai svarbūs: rida, prastovos, kuro sąnaudos, atvykimo laikai, geozonų įvykiai, greičio viršijimai.
Trečioji klaida yra vertinti pavienius atvejus, o ne tendencijas. Vienas ilgesnis maršrutas dar nebūtinai problema. Bet jei tas pats kartojasi kas savaitę, verta aiškintis.
Ketvirtoji klaida yra naudoti GPS kaip bausmių įrankį. Tokiu atveju darbuotojai sistemą matys kaip priešą. Daug geresnis kelias – naudoti duomenis pokalbiams, mokymams, procesų gerinimui, taip pat ir darbuotojų motyvacijai bei priedams.
Kada GPS ataskaitos atsiperka greičiausiai?
Greičiausiai naudą pajunta įmonės, kuriose transportas yra kasdienės veiklos pagrindas. Tai logistikos, kurjerių, servisų, statybų, technikos nuomos, prekybos, žemės ūkio, saugos, komunalinių paslaugų įmonės.
Jeigu įmonė turi keliasdešimt transporto priemonių ir kiekviena jų per dieną padaro bent kelis sprendimus, kurie gali būti geresni, GPS ataskaitų vertė pradeda matytis greitai. Vienur pakanka sumažinti tuščią ridą. Kitur – sutrumpinti prastovas. Dar kitur, geriau paskirstyti užduotis arba greičiau reaguoti į klientų užklausas.
Autoparko valdyme dideli pokyčiai dažnai prasideda nuo mažų klausimų:
- Kodėl šis automobilis tiek daug stovi?
- Kodėl šis maršrutas nuolat ilgesnis?
- Kodėl vienas vairuotojas sunaudoja mažiau kuro nei kitas?
- Kodėl technika į objektą atvyksta per anksti arba per vėlai?
- Kodėl klientai skundžiasi dėl laiko, nors grafike viskas atrodo gerai?
GPS ataskaitos padeda tuos klausimus užduoti ne pagal nuojautą, o pagal faktus.
Excel lentelės niekur nedings. Jos tinka finansams, suvestinėms, planavimui, vadovo mėgstamiems mėnesio pjūviams. Tačiau kasdieniam autoparko valdymui reikia duomenų, kurie atsiranda automatiškai, o ne po trijų skambučių ir vieno priminimo „atsiųsk iki vakaro“.
GPS ataskaitos padeda įmonei matyti transporto darbą proceso metu, kai dar galima ką nors pakeisti, o ne mėnesio pabaigoje, kai sąskaitos jau apmokėtos.
Loading ...
